Wednesday, January 29

OSPEK vs oweek, and quality management

Jika di indonesia punya OPSPEK (Orientasi & Pengenalan Sekolah) sering disebut OS atau OSPEK, australia punya oweek. hari ini sampai jumat nanti adalah waktu oweek di UNSW. O-week ini sering disebut juga week 0 (zero) yaitu tepat 1 minggu sebelum kuliah berlangsung.saya pernah mengikuti kedua acara ini dan menulis perbedaannya dibawah:

kriteria OSPEK OWEEK
tujuan acara Silahkan baca disini. masing2 kampus juga punya tujuan ospek yang lebih spesifik. Silahkan baca disini, atau disini. “UNSW runs academic orientation programs designed to assist both new and returning, undergraduate and postgraduate students succeed at university”.
lama pelaksanaan 1 minggu, bahkan lebih. satu minggu sahaja… tidak kurang tidak lebih :-p
frekuensi kegiatan setiap tahun, ketika mahasiswa baru pada masuk. setiap awal semester. UNSW menerima student baru tiap semester.
website saya belum pernah menemukan universitas yang membuat website khusus untuk kegiatas ospek di kampusnya. berita tentang ospek paling cuman beberapa baris dihalaman muka. dari yang saya tahu, tiap uni di australia punya website ospek (oweek) sendiri. dan kegiatan ini punya komunitasnya juga loh…contoh website: unsw, oweek silahkan cek website oweek universitas lainnya.
penamaan nama OPSPEK punya banyak variasi di indo. mungkin karena udah banyak yang sebal karena ngak punya manfaat banyak. variasi nama: OSPEK, pengenalan dunia kampus, MOS, OS, dll di australia, sejauh yang saya tahu, setiap UNI pada kompak untuk penggunakan nama oweek.
type kegiatan kegiatan udah terjadwal dan sentralistik. kadang kegiatannya sangat padat aktif mandiri, kamu bisa ikut kegiatan yang kamu mau. ngak harus ikut semua.
type partisipasi umumnya peserta dipaksa harus ikut. mereka juga kadang diancam, “kalo ngak ikutan maka blablabla” lebih menekankan inisiatif pribadi untuk partisipasi. kalo kamu ngak ikutan, ya rugi sendiri.
biaya ada yang free ada yang tidak. kliatannya sih pada dipungut bayaran. bayar bo!! free. malah ada yang nyediain Free barbeque juga loh…
dapet barang gratis? boro-boro neng… dah bayar mahal, namun paling cuman dapet baju ospek dengan kualitas seadanya… mending beli di pasar baru aje… hehehe wuanh ini saat yang tepat kalo maniak merchandise.. karena di oweek ini akan banyak booth yang ngasih informasi ke student tentang program/product/services yang mereka tawarkan. misal: ADF (Australian defense force), football club, karate club, beberapa booth operator telco (buat nawarin kartu GSM hehehe), booth surat kabar dll. merchandisenya juga macem2: stiker, discount voucher, calendar, chips, permen, balon, dll. satu yang juga berguna buat saya: c**d*m.. hehehe buat population control bo! (sengaja disamarkan supaya bisa lolos sensor pornonya tiffy – tifatul sembiring) hahaha 😀
efek kepada peserta beberapa peserta menjadi capek, & eneg. ya bisa jadi karena dipaksa ikutan tadi. happy student. kalo loe ngak happy dengan oweek, ya ngak usah ikutan, jalan2 aja ke opera house atau darling harbour. kita kesini kan buat belajar, kalo ngak happy, gimana bisa belajar?… (sebenernya alesan aja sih buat jalan2, hehehe :-p)
jenis kegiatan ada yang fisik, ada yang non-fisik. lebih menekankan kepada aspek non-fisik. jika kamu lihat timetablenya, ada banyak kegiatan non-fisik yang sangat bermanfaat: workshop tentang menghindari plagiarism, cara menulis yang baik, cara cari kerja di oz, dll. bagi mahasiswa baru, ini amat sangat membantu mereka dalam study di kampus. buat anak2 ausaid indo, oweek ini tidak terlalu ngaruh, karena udah dapat training di indo sebelum berangkat ke aussie.
ada kekerasan? mostly yes. contoh kekerasan: bentak2, dikerjain fisik, intimidasi, meskipun panitia sering menutup-nutupi. (silahkan google). violence? go to hell… nyebur ke laut aja sono, biar dimakan hiu atau disengat jelly fish. kalo ada senior/dosen/ yang macem2 (ngerjain mahasiswanya, melecehkan, dll) lapor aja ke faculty/polisi, biar mereka followup itu issue.
jumlah kegiatan kegiatan ospek biasanya sangat padat. apalagi ditambah dengan kegiatan fisik yang membuat beberapa peserta lelah dan pada ngantuk ngedengerin apa yang dibicarakan. bung, lihat tuh jadwal, trus buat timetable kamu sendiri.
sampe peserta meninggal? beberapa ospek iya. sadisss & kebangetan! emang nyawa orang seperti lalat apa? saya sendiri pernah nongkrong di lingkungan semi-militer selama 3 tahun bo!! 3 tahun!! tapi ngak ada tuh yang sampe meninggal… blom pernah dengar ada student meninggal gara2 oweek. yang ada juga paling pada teler abis minum2 dari unibar…
pendapat umum tentang ospek umumnya mempunyai tanggapan negatif. lihat tulisan disini, sini, sini, sini, sini, sini, sini. umumnya sih positif…
variasi ospek? setelah selesai dengan ospek umum, biasanya ada ospek dari jurusan… nah yang dari jurusan ini biasanya lebih panjang dan exhausted… cuman O-week doang… sisanya adalah jungkir-balik dengan assignments, labs, papers, and exams… hehehe :-p
dari sisi kepanitiaan umumnya panitia adalah juga student yang masih belajar dimana mereka juga masih meraba2 dan mencoba2 bagaimana yang bagus. panitianya juga dadakan tiap mau ospek rekrut panitia baru. kalo kalo kegiatan rutin terus di kerjain sama orang baru ya susah untuk jadi bagus. istilahnya panitia SKS (System Kebut Semalam) di UNSW ada department sendiri yang mengurusi oweek. merupakan koordinasi dari beberapa department: arc, career and employment, international student, dll. jadi panitianya sudah sangat mature sekali untuk ngurus kegiatan ini.
dari sisi quality management: process control karena panitia berasal dari luar management (mahasiswa) ditambah minimnya partisipasi management, maka dari sisi quality management, hal ini memberikan dampak buruk yaitu management menjadi kehilangan kontrol terhadap process/aktivitas yang terjadi. akibatnya banyak terjadi penyusupan serta agenda diluar acara. Oweek diurus oleh fulltime worker dimana keberhasilan oweek bisa jadi sebagai taruhan karirnya. artinye mereka kudu serius dengan oweek ini jika tidak ingin dipetjat. hehehedengan partisipasi pegawai UNSW, maka management punya process control yang lebih baik jika dibandingan dengan mengandalkan 100% mahasiswa.
dokumentasi kegiatan aktivitas ospek umumnya seperti hit and run. paling cuman menyisakan foto-foto doang. padahal ada informasi penting yang bisa dilakukan disini. kita bisa melakukan customer survei, kemudian membandingkan performance ospek sekarang dibandingkan dengan yang dulu. karena punya process control yang baik terhadap kegiatannya, maka UNSW menjadi lebih baik dalam merumuskan kebijakan kedepannya. contoh record yang dianalisis: jumlah call records ke call center saat oweek, hasil survei customer, jumlah request ke IT service, dll data2 ini kemudian dipakai oleh management untuk mengukur tingkat keberhasilan mereka.
foto-foto liat sendiri deh disini.

summary:

  • Ospek (atau apapun namanya) di indonesia perlu berbenah. mengganti “ospek” dengan istilah lainnya adalah tidak akan berpengaruh signifikan karena aktifitasnya kurang lebih sama.
  • Jika management mau serius, sebenernya ospek punya aspek penting dalam peningkatan customer satisfaction dan membangun image yang baik terhadap organisasi. karena ospek adalah kegiatan pertama yang dialami oleh customer dimana saat yang tepat untuk membangun image.
  • Sebaiknya ospek mempunyai panitia tetap dari pihak universitas. agar mempunyai process control yang lebih baik. jika kita ngak bisa mengontrol process/aktivitas yang kita punya, bagaimana kita menjaga kualitas? apalagi meningkatkannya?
  • setelah mempunyai kontrol terhadap process, maka tahap selanjutnya adalah mengimprove process tersebut berdasarkan feedback atau tools management.
  • sebaiknya ospek dirubah orientasinya dari “wajib ikut” manjadi sukarela. kegiatannya pun harus lebih banyak akademiknya yaitu mengajarkan mahasiswa tentang kehidupan kampus, juga hal2 seperti cara menulis yang baik, membuat paper yang baik, menghindari plagiarism, dll

tambahan dari rekan taat resdianto (student UoW):

di University of Wollongong (mungkin di University lain juga), Oweek juga melibatkan: 1. Kepolisian setempat (kalo di Indonesia Kepolisian setingkat Polres) untuk memaparkan situasi keamanan di Kota Wollongong dan memberi tips keselamatan dan keamanan. Termasuk menyampaikan langkah2 yang harus diambil ketika menyaksikan, mengalami, atau mengetahui terjadinya suatu kejahatan (partnership building dan preventive approach). 2. Lifeguard/ Penjaga Pantai, untuk mempresentasikan tips2 keselamatan dan keamanan di pantai, serta aturan2 yang berlaku di pantai. Apa itu rip, bagaimana tipe dan karakteristik ombak, bagaimana seandainya ada hiu, dll dijelaskan dengan menarik dan santai. 3. Road Traffic Authority (untuk di Indonesia, sepertinya tugas ini diemban Kepolisian Lalu Lintas), khusus memberi pengetahuan khusus bagi calon mahasiswa yang akan menggunakan mobil pribadi selama tinggal di Oz. Sebagai seorang anggota Polri, hal tersebut cukup menginspirasi saya untuk lebih proaktif membuka kerjasama dengan Pimpinan Universitas di wilayah tempat saya bertugas. Demi terciptanya keamanan, ketertiban dan keselamatan mahasiswa dan masyarakat.

Rekan Zainul Arifin menambahkan:

Kalau di melbourne selain polisi sama lifeguard, tambah satu lagi yang dilibatkan “Fire Department” Salam

semoga berguna bagi yang membaca… url pendek: http://bit.ly/fG5OEe

19 Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.