Apa itu: milis, no email, individual email, digest email, abridged email

 Siapa yang tidak kenal milis (mailing list) di tahun 2012 ini? hayoo… 😆 jika anda punya email, hampir dipastikan anda akan ikut mailing list. kenapa? karena mailing list banyak manfaatnya. mailing list adalah sebuah teknologi untuk menyampaikan pesan dari satu-ke-banyak (one-to-many) dimana menggunakan email sebagai media dalam mengirim dan menerima pesan.

teknisnya, setelah anda punya email, maka anda perlu melakukan subscribe ke milis tententu. caranya bisa dengan mengirim email kosong dengan alamat tertentu, atau dengan mendaftarkan diri anda pada website milis tersebut, atau minta moderator milis tsb agar memasukkan email anda sebagai anggota milis.

cara berkomunikasinya mudah sekali. jika anggota ingin mengirim pesan ke anggota lainnya, maka tinggal kirim email ke alamat email milis saja. software milis otomatis menyebarkan pesan tersebut kepada anggota lainnya. proses yang sama juga terjadi ketika seseorang me-reply pesan anda via milis.

dengan milis, penyebaran informasi akan menjadi cepat, mudah, akurat. milis sangat berguna bagi komunitas yang para anggotanya saling berjauhan dimana ingin saling berbagi informasi dan diskusi. keuntungan milis yang lain adalah dokumentasi. misal, sebuah departemen dengan beberapa anggota ingin membuat sebuah media komunkasi diantara mereka. dengan milis, dokumentasi komunikasi department tersebut masih dapat diakses meskipun anggota departmentnya berubah. kenapa? karena data-data email yang dikirim via milis, akan di arsipkan oleh software yang menjalankan milis.

Jika kita mengikuti milis apalagi milis yang sangat ramai sekali, maka menurut saya ada baiknya jika kita mengetahui beberapa metode penerimaan email dari sebuah milis ke member yang melanggannya. tulisan ini menggunakan studi kasus googlegroups dimana mungkin berbeda ketika anda menggunakan penyedia milis lainnya (misal: yahoogroups). berikut ini beberapa catatan saya:

• no email: ini artinya member milis tidak menerima email dari milis. namun member tetap dapat mengakses pesan2 yang berada di milis via website. setiap kali membuat milis di googlegroups, google otomatis telah menyediakan website untuk milis tersebut. jika milis anda menggunakan googlegroups, google telah menyediakan fasilitas untuk mencari website milis disini. bisa jadi member milis ada yang tidak ingin INBOX emailnya kebanjiran email, sehingga ia memilih untuk tidak menerima email.
• individual email: ini artinya setiap kali ada orang yang posting (email) ke milis, maka otomatis software milis akan langsung menyebarkan email tsb ke angoota lainnya. ini adalah setting standard pemerimaan email di googlegroups. jika milisnya sangat aktif, dalam artian banyak sekali yang posting ke milis, maka INBOX anggota milis akan kebanjiran email-email individu. untuk mengatasinya, anda dapat menggunakan fasilitas message filtering dari penyedia email.
• digest email: dari namanya sudah cukup jelas maksudnya. ini artinya member tidak akan menerima individual email, melainkan sebuah email yang merupakan digest aja. email digest maksudnya adalah sebuah email yang berisi email lain dari milis. di googlegroups, batas untuk mengirimkan digest email adalah 25 email. ini artinya software milis akan menunggu sampai ada 25 posting ke milis, kemudian menyatukan 25 email tersebut dalam sebuah email untuk kemudian dikirim ke anggota yang mode berlangganannya digest. dengan demikian, penerimaan email digest secara natural adalah tidak realtime. menurut saya, digest email sangat membantu member milis pasif yang berlangganan milis yang ramai. dengan digest email, trafik email ke INBOX kita akan menurun.
• abridged email: dari namanya saya rasa sudah cukup jelas maksudnya. ini mirip seperti digest email diatas, tapi lebih slim (ramping) lagi emailnya. jika “digest email” thresholdnya adalah 25 email, maka abridged email jauh lebih banyak, sampai 100 email. dari perspektif content, tidak seperti digest email yang menampilkan isi 25 email secara full, abridged email hanya menampilkan informasi penting saja: misal: pengirim, subject, tanggal pengiriman, dan link URL untuk message tsb. jadi, jika ingin membaca email yang utuh, penerima perlu meng-klik link tsb yang akan mengarahkan pengakses ke halaman message tsb di website milis. menurut saya, seperti juga digest email, abridged mode cocok bagi para member pasif yang berlanggan milis yang super duper aktif. abridged & digest member tidak perlu membaca semua email yang masuk, cukup melihat thread mana yang menarik untuk diikuti.

mode penerimaan email diatas dapat dilakukan sendiri dengan mengakses website milis, sehingga tidak perlu meminta moderator untuk mengesetnya untuk anda.

sekian artikelnya, semoga berguna bagi pembaca.

URL pendek: http://wp.me/pRkxT-SU